Ante a proximidade do encerramento deste exercício financeiro, o Tribunal Paulista de Contas (TCESP) editou as Instruções 1/2020 e, no que diz respeito aos municípios, alteração considerável deu-se somente no Regime de Adiantamento.

Foi assim porque os relatórios de fiscalização continuam detectando várias falhas no uso daquela sistemática prevista nos art. 68 e 69, da Lei 4.320, de 1964.

Doravante, o TCESP confere papel destacado ao Controle Interno, que emitirá parecer final nas comprovações dos adiantamentos, cobrando os servidores que não a realizaram.

Além disso, os processos de adiantamento serão instruídos com vários documentos; entre eles os comprovantes de depósito bancário, os balancetes de despesa e, como já se disse, o parecer do Controle Interno (art. 62).

Também, as Instruções 1/2020, no art. 63, estabelecem várias regras para a utilização do adiantamento, nelas destacadas a necessidade de se manter o dinheiro não utilizado em conta específica de instituição bancária estatal.

E, quanto aos adiantamentos para viagens, a prestação de contas deverá apresentar o objetivo da missão oficial, o nome dos participantes e o relatório das atividades realizadas nos destinos visitados (art. 65).

A seguir, transcreve-se o Capítulo Adiantamentos, das referidas Instruções 1/2020, do Tribunal Paulista de Contas:

CAPÍTULO III – DOS ADIANTAMENTOS

Art. 61. As Prefeituras, as Câmaras, as Autarquias Municipais, as Fundações Municipais, as Entidades e Fundos de Previdência Municipal, as Sociedades de Economia Mista Municipais, as Empresas Públicas Municipais, os Consórcios Intermunicipais e os Consórcios Públicos a que se referem a Lei Federal nº 11.107, de 06 de abril de 2005, no uso do regime de adiantamento, devem atentar para os procedimentos determinados na lei local específica e, também, para as demais disposições deste capítulo.

§ 1º Os órgãos e entidades acima mencionados darão conhecimento aos responsáveis pelo Sistema de Controle Interno, em até 10 (dez) dias úteis do término do prazo para prestação de contas, dos nomes dos responsáveis que deixaram de comprovar a aplicação dos recursos de adiantamentos recebidos, fornecendo todos os elementos que permitam a sua identificação.

§ 2º Configurada a ausência de prestação de contas, deverão ser tomadas providências relativas à sustação da entrega de numerário aos responsáveis em falta/ mora.

§ 3º A liberação de novos adiantamentos somente poderá ocorrer depois da entrega da prestação de contas em atraso feita pelo responsável ou, se for o caso, do atendimento às notificações quanto a sua regularização.

Art. 62. Os processos de prestação de contas de adiantamentos serão autuados, física ou eletronicamente, nos órgãos de origem e conterão:

I - cópia(s) da(s) nota(s) de empenho vinculada(s) ao adiantamento;

II - autorização para prorrogação do prazo de aplicação, se for o caso;

III - documento comprobatório da anulação do saldo de adiantamento não utilizado, se houver;

IV - comprovante de depósito bancário ou ordem de pagamento do valor não utilizado, se houver;

V - extrato bancário da conta específica para adiantamento;

VI - balancete das despesas;

VII - comprovantes originais das despesas, contendo declaração do responsável pelo recebimento do material ou serviço, quando for o caso; e

VIII – parecer do Sistema de Controle Interno ou declaração de que o processo não fora selecionado para análise.

§ 1º Os processos versando sobre prestação de contas de adiantamentos, autuados fisicamente na origem, deverão ser conservados à disposição deste Tribunal de Contas, até cinco anos após o julgamento das contas do exercício.

§ 2º Em se tratando de processos autuados eletronicamente pela origem, os documentos eletrônicos deverão estar assinados digitalmente pelo seu autor, nos termos da legislação vigente, como garantia do conteúdo e da identificação de seu signatário, ressaltando que os documentos físicos originais das despesas que, digitalizados, compuseram referidos processos, deverão ser conservados à disposição deste Tribunal de Contas até cinco anos após o julgamento das contas do exercício.

Art. 63. Na concessão e utilização dos recursos de adiantamentos, deverão ser observados:

I - a verba de adiantamento somente deverá ser concedida a responsável servidor, e não a agente político;

II - somente serão admitidos comprovantes das despesas realizadas dentro dos prazos de aplicação estabelecidos em lei e que primem pela modicidade, em obediência aos princípios constitucionais da economicidade e legitimidade;

III - o numerário correspondente aos adiantamentos deverá permanecer depositado em instituição bancária oficial, em conta específica, enquanto não aplicado;

IV - todas as despesas serão documentadas e deverão enquadrar-se nas categorias econômicas próprias, de acordo com a classificação orçamentária;

V - os comprovantes deverão discriminar as despesas efetuadas, constando nos autos, obrigatoriamente, prova de que foram realizadas de forma motivada, autorizadas por quem de direito, mediante originais das notas e cupons fiscais; igualmente, os recibos de serviço de pessoa física devem identificar o prestador qualificando-o com nome, endereço, RG, CPF, nº de inscrição no INSS e nº de inscrição no ISS;

VI - os documentos não deverão conter alterações, rasuras, emendas ou entrelinhas que prejudiquem a sua clareza ou legitimidade.

Art. 64. As prestações de contas de adiantamentos recebidos em virtude de crédito especial ou extraordinário deverão fazer referência à lei ou ao decreto respectivo, bem como à prorrogação de vigência, se houver.

Art. 65. A comprovação de dispêndios com viagens deverá:

I - demonstrar, de forma clara e não genérica, o objetivo da missão oficial e o nome de todos os que dela participaram;

e II - conter relatório objetivo das atividades realizadas nos destinos visitados; III - nos casos de viagens ao exterior, as prestações de contas dos adiantamentos serão feitas mediante a apresentação das passagens utilizadas e/ou documentos de embarque, acompanhados dos comprovantes das despesas, aceitando-se, entretanto, em virtude de legislação específica de cada país, declaração de sua realização.