Segregar funções visa reduzir as oportunidades de se realizar e ocultar erros ou fraudes.

Tal falha, via de regra, comparece nos relatórios da fiscalização externa.

De nossa parte, consultamos o “Manual do Ordenador de Despesa”, do Conselho Nacional do Ministério Público (CNMP), nele selecionando entendimentos do Tribunal de Contas da União (TCU) e da Controladoria-Geral da União (CGU), que bem exemplificam o que vem a ser falta de segregação de funções:

  1. Permitir que a comissão de inventário seja composta por membros responsáveis pelos bens a serem inventariados. (Acórdão TCU nº 1.836/2008-TCU-2ª Câmara e IN/SEDAP-PR nº 205, de 08.04.1988).
  2. Há de se designar servidores distintos para as funções de “Encarregado do Setor Financeiro” e de “Responsável pela Contabilidade”, que devem ser segregadas. (Acórdão TCU nº 2.072/2007-1ª Câmara e IN/ SFC nº 01/2001).
  3. Não designar, para compor comissão de licitação, o servidor ocupante de cargo com atuação na fase interna do procedimento licitatório. (Acórdão TCU nº 686/2011 – Plenário).
  4. Considera-se falta de segregação de funções o Chefe do Setor de Licitações e Contratos elaborar o projeto básico e atuar no processo como Pregoeiro. (CGU, relatório nº: 174805/2005).
  5. Considera-se falta de segregação de funções quando o pregoeiro e a equipe de apoio à licitação realizam trabalho de comissão de recebimento dos materiais. (CGU, relatório nº: 174805/2005).
  6. Deve ser observado o princípio da segregação de funções nas atividades relacionadas à licitação, à liquidação e ao pagamento das despesas. (Acórdão nº 1.013/2008-TCU-1ª Câmara).
  7. A administração não deve nomear, para a fiscalização e acompanhamento dos contratos, servidores que tenham vínculo com o setor financeiro da unidade, sobretudo, aqueles que são diretamente responsáveis pelo processamento da execução da despesa. (Acórdão TCU nº 4.701/2009-1ª Câmara).
  8. Há de evitar que responsáveis por comissões de licitações sejam também responsáveis pelas áreas de suprimento envolvidas. (Acórdãos TCU nº 1.449/2007 e nº 2.446/2007 - 1ª Câmara).
  9. Deve-se garantir que as pessoas incumbidas das solicitações para aquisições de materiais e serviços não sejam as mesmas responsáveis pela aprovação e contratação das despesas. (item 5.2, TC-004.797/2007-2, Acórdão TCU nº 2.507/2007-Plenário).

Além disso, o Tribunal de Contas do Estado de São Paulo (TCESP) exige que as aquisições (materiais, serviços e obras) para a Educação e a Saúde sejam atestadas por servidores dessas áreas, especialmente designados pelos respectivos secretários. Tal cautela é para evitar que bens e serviços de uso geral (ex: material de escritório e limpeza; peças automotivas; serviços de vigilância) onerem, de forma irreal, dotações da Educação e Saúde, o que, claro, contribui para o atingimento dos pisos constitucionais (os 25% e os 15% da receita de impostos).