O cadastro dos documentos é rápido, fácil e contém informações que possibilitam seu total controle. O usuário pode cadastrar diversos tipos de documentos como atas, ofícios, decretos e leis definindo seus modelos, tornando assim muito fácil a confecção de um documento novo, já que o sistema vincula o cadastro do documento com o arquivo em si, que por sua vez fica gravado em banco de dados. O sistema proporciona diversas opções de pesquisa.
- CONTROLE DOS ARQUIVAMENTOS E ENDEREÇAMENTOS
Todo protocolo, processo e ou documentação cadastrada no sistema pode ser endereçada. O endereçamento físico consiste em informar a localização do arquivo dentro da instituição, sendo ele arquivado ou não. O processo de localização de um documento se torna rápido e preciso com a utilização do sistema.
Permite o controle da agenda de diversos usuários, sendo tudo definido por senhas.
- CONTROLE DE PROTOCOLO E TRAMITAÇÕES
Todo documento cadastrado é enviado para o setor administrativo responsável, cada setor tem a opção de informar seu parecer e arquivar ou dar andamento, enviando o protocolo para um outro setor administrativo. Tudo isso pode ser realizado em tempo real se todos os setores da instituição estiverem ligados através de uma rede de computadores. O processo de tramitação de documentos e seus pareceres são totalmente gravados para consultas e relatórios futuros, garantindo a segurança e agilidade das informações. Cada tipo de documento possui um controle de tempo, para que não ultrapasse o tempo de resposta.
- ANEXANDO DOCUMENTO AO PROTOCOLO
Documentos como cópias de RG, Certidões, Atestados, etc, podem ser anexados a um protocolo bastando que se informe o tipo de documento.
O sistema permite um controle avançado de usuários, com senhas e com atribuições de permissões à nível de tela e operação.
